För att klistra in i ett kalkylark utan att förstöra formatet klistrar du in endast värden i stället för att göra en vanlig inklistring. I Google Sheets trycker du Command+Skift+V. I Excel använder du Klistra in special → Värden. I Numbers använder du Klistra in och matcha stil. Vid problem med inledande nollor och datum som skapas av misstag ställer du in målcellerna som Text innan du klistrar in.
Nästan varje misslyckad inklistring i ett kalkylark beror på något av två olika problem, och åtgärden för det ena kan förvärra det andra. Antingen följde formateringen med (typsnitt, fyllningsfärger, en webbsidas tabellstil), eller så tolkade kalkylprogrammet din data (datum, borttagna nollor, vetenskaplig notation). Det första löser du genom vad du klistrar in. Det andra löser du genom hur målcellen är inställd innan du klistrar in. Den här guiden skiljer de två åt så att du kan matcha symptomet mot rätt åtgärd.
| Det här ser du | Verklig orsak | Åtgärd |
|---|---|---|
| De inklistrade cellerna har ett annat typsnitt, en annan bakgrund eller andra kantlinjer | Urklippet innehöll rik formatering (RTF/HTML) från källan | Klistra in endast värden, eller oformaterad text |
| Inledande nollor försvinner (postnummer, ID-nummer) | Målcellen har formatet Standard, så värdet läses som ett tal | Formatera som Text innan du klistrar in |
| 3/4 eller 1-2 blir ett datum | Automatisk igenkänning av datumliknande strängar | Formatera som Text innan du klistrar in |
| Långa tal visas som 1,23E+15 eller tappar siffror | Excel behåller ungefär 15 signifikanta siffror för tal | Formatera som Text innan du klistrar in |
| Allt hamnar i en enda cell | Källan är inte tabbavgränsad, eller så klistrades innehållet in i en cell i redigeringsläge | Lämna redigeringsläget och dela sedan upp med Text till kolumner |
| Flera rader hamnar i en cell med radbrytningar | Källcellen innehöll radbrytningar inom citattecken | Kontrollera källan och använd Sök och ersätt på radbrytningar efter inklistringen |
| Talen är vänsterjusterade och går inte att summera | De lagras som text | Konvertera till tal, eller klistra in på nytt i celler med formatet Standard |
| Inklistrad data skrev över villkorsstyrd formatering eller datavalidering | En fullständig inklistring ersätter cellformat och valideringsregler | Klistra in endast värden |
Kopiera, markera målcellen och tryck Command+Skift+V. Då klistras bara värdena in. Högerklicksmenyn erbjuder samma sak under Klistra in special, tillsammans med « Endast formatering » och « Endast formler ». Vill du ha det omvända, alltså formatering utan innehåll, hittar du det också under Klistra in special.
Använd Redigera → Klistra in special (eller rullgardinsmenyn Klistra in på fliken Start) och välj Värden. Dialogrutan Klistra in special har också « Värden och talformat » och « Alla med källans tema », vilket är bra när du vill att talen ska behålla sitt visningsformat men inte källans stil. Efter en vanlig inklistring visas en liten urklippsikon som erbjuder « Matcha målformatering » och « Behåll endast text ». Båda tar bort den importerade stilen utan att du behöver kopiera om. Excels kortkommandon för Klistra in special skiljer sig mellan versioner och tangentbordslayouter, så bekräfta det du vill ha i Redigera-menyn i stället för att lita på ett fuskblad. [VERIFIERA exakt kortkommando för Klistra in värden i aktuell Excel för Mac-version]
Numbers har Redigera → Klistra in och matcha stil, som släpper källans stil och tar över målets. Om du kopierar formelceller klistrar Klistra in formelresultat in de beräknade värdena i stället för formlerna. Båda finns i Redigera-menyn, så du kan läsa av de aktuella kortkommandona direkt där.
Att klistra in endast värden hjälper inte när själva kalkylprogrammet skriver om innehållet. Det sker vid inklistringen och styrs av målcellens talformat. Ordningen är hela knepet: formatera först, klistra in sedan. Att formatera i efterhand är för sent, eftersom konverteringen redan har skett (nollan i början av 00123 är borta, och att formatera om cellen som Text får inte tillbaka den).
Det skyddar också långa numeriska ID-nummer, till exempel ordernummer med 16 siffror, eftersom text inte omfattas av den precisionsgräns på cirka 15 siffror som Excel tillämpar på tal. Det skyddar identifierare i stil med gennamn och allt som liknar ett datum, som 3/4 eller 1-2.
Celler med textformat går inte att summera eller beräkna medelvärde på direkt, och vid sortering hamnar « 100 » före « 9 ». Använd textformat för identifierare (sådant du slår upp och aldrig räknar på). För kvantiteter behåller du Standard eller Tal och rensar i stället data vid källan.
Om en kolumn är vänsterjusterad och SUMMA returnerar 0 är värdena text. I Excel markerar du cellerna och använder varningsikonens alternativ « Konvertera till tal », eller så multiplicerar du området med 1 via Klistra in special → Multiplicera. I Google Sheets fungerar en formel som =VALUE(A2) i en hjälpkolumn, varefter du klistrar in dess värden över originalet.
Kalkylprogram delar upp inklistrad text i kolumner vid tabbar och i rader vid radbrytningar. Text som kopierats från en webbsidas tabell eller från ett annat kalkylark innehåller tabbar och sprids därför ut korrekt. Text som kopierats från ett dokument, en chatt eller en terminal använder ofta mellanslag eller kommatecken i stället, och då hamnar allt i en cell.
Två vanliga orsaker och åtgärder:
Det renaste arbetssättet för stökiga källor är att över huvud taget undvika att klistra in rikt innehåll. En urklippshanterare ändrar förutsättningarna: i stället för att kopiera om efter en misslyckad inklistring klistrar du in samma objekt ur historiken på ett annat sätt.
Maccy är en gratis urklippshanterare med öppen källkod som lagrar allt lokalt på din Mac, och den passar det här arbetssättet på några konkreta sätt:
En ärlig begränsning: en urklippshanterare fixar inte målcellens format. Inledande nollor och datumkonvertering avgörs fortfarande av kalkylprogrammet, så regeln « formatera först, klistra in sedan » gäller oavsett hur du klistrar in.
Använd Klistra in special och välj Värden (eller Behåll endast text via ikonen med inklistringsalternativ). Då läggs innehållet in medan målcellens typsnitt, fyllningsfärg och talformat lämnas orörda.
Tryck Command+Skift+V. Då klistras bara värdena in, utan källans formatering.
Celler med formatet Standard tolkar 00123 som ett tal och lagrar det som 123. Formatera målcellerna som Text innan du klistrar in, så behålls nollorna.
Kalkylprogram identifierar automatiskt värden som liknar datum, till exempel 3/4 eller 1-2, och konverterar dem. Om du formaterar målområdet som Oformaterad text eller Text innan du klistrar in uteblir konverteringen.
Ja. Maccy app kan klistra in utan formatering och sparar din urklippshistorik, så att du kan klistra in samma objekt igen som oformaterad text efter en misslyckad inklistring.
Formateringsproblem löser du genom vad du klistrar in, och datakonverteringsproblem löser du genom hur målet är inställt. Klistra in värden när källan är rik, och ställ in cellerna som Text innan du klistrar in sådant som är en identifierare snarare än en kvantitet. Gör du båda sakerna försvinner problemet med « varför ändrade kalkylarket min data » till största delen.
Om du klistrar in mellan appar hela dagarna är Maccy mac ett gratis sätt, utan konto, att ha en sökbar historik och klistra in som oformaterad text när en inklistring går snett. Vilken är den stökigaste källan du regelbundet klistrar in i ett kalkylark: webbtabeller, PDF-filer eller exporter från något annat verktyg?
