स्प्रेडशीट का फ़ॉर्मेट बिगाड़े बिना पेस्ट करने के लिए सामान्य पेस्ट की जगह सिर्फ़ वैल्यू पेस्ट करें। Google Sheets में Command+Shift+V दबाएँ। Excel में Paste Special → Values चुनें। Numbers में Paste and Match Style इस्तेमाल करें। शुरुआती ज़ीरो बचाने और तारीख़ों की गड़बड़ी रोकने के लिए पेस्ट से पहले डेस्टिनेशन सेल को Text फ़ॉर्मेट में सेट करें।
स्प्रेडशीट में लगभग हर बिगड़ा हुआ पेस्ट दो अलग समस्याओं में से एक होता है, और एक का इलाज दूसरी को और बिगाड़ सकता है। या तो फ़ॉर्मेटिंग साथ चली आई (फ़ॉन्ट, फ़िल, किसी वेब पेज की टेबल का स्टाइल), या स्प्रेडशीट ने आपके डेटा की अपनी व्याख्या कर ली (तारीख़ें, गायब ज़ीरो, साइंटिफ़िक नोटेशन)। पहली समस्या इससे सुलझती है कि आप क्या पेस्ट करते हैं। दूसरी इससे सुलझती है कि पेस्ट से पहले डेस्टिनेशन सेल कैसे सेट है। इस गाइड में दोनों को अलग-अलग रखा गया है, ताकि आप लक्षण देखकर सही इलाज चुन सकें।
| आपको क्या दिख रहा है | असली वजह | समाधान |
|---|---|---|
| पेस्ट की गई सेल का फ़ॉन्ट, बैकग्राउंड या बॉर्डर अलग है | क्लिपबोर्ड में स्रोत की रिच फ़ॉर्मेटिंग (RTF/HTML) आ गई थी | सिर्फ़ वैल्यू या प्लेन टेक्स्ट पेस्ट करें |
| शुरुआती ज़ीरो गायब हो जाते हैं (पिन कोड, ID) | डेस्टिनेशन सेल General है, इसलिए वैल्यू को नंबर पढ़ा जाता है | पेस्ट से पहले Text फ़ॉर्मेट करें |
| 3/4 या 1-2 तारीख़ बन जाता है | तारीख़ जैसी स्ट्रिंग की ऑटो-डिटेक्शन | पेस्ट से पहले Text फ़ॉर्मेट करें |
| लंबे नंबर 1.23E+15 दिखते हैं या अंक कट जाते हैं | Excel नंबरों के लिए लगभग 15 सार्थक अंक ही रखता है | पेस्ट से पहले Text फ़ॉर्मेट करें |
| सब कुछ एक ही सेल में आ जाता है | स्रोत टैब-डिलिमिटेड नहीं है, या पेस्ट एडिट मोड वाली एक सेल में हुआ | सेल का एडिट मोड छोड़ें, फिर Text to Columns से बाँटें |
| कई पंक्तियाँ लाइन ब्रेक के साथ एक ही सेल में आ जाती हैं | स्रोत की किसी सेल के अंदर कोट्स में नई लाइनें थीं | स्रोत जाँचें; पेस्ट के बाद लाइन ब्रेक पर Find and Replace चलाएँ |
| नंबर बाईं ओर अलाइन हैं और जोड़ नहीं बनता | वे टेक्स्ट के रूप में सेव हैं | नंबर में बदलें, या General सेल में दोबारा पेस्ट करें |
| पेस्ट ने कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग या वैलिडेशन मिटा दिया | पूरा पेस्ट सेल का फ़ॉर्मेट और वैलिडेशन नियम बदल देता है | सिर्फ़ वैल्यू पेस्ट करें |
कॉपी करें, डेस्टिनेशन चुनें और Command+Shift+V दबाएँ। इससे सिर्फ़ वैल्यू पेस्ट होती हैं। राइट-क्लिक मेन्यू में Paste special के अंदर भी यही विकल्प मिलता है, साथ में « Formatting only » और « Formulas only » भी। अगर आपको उल्टा चाहिए, यानी कंटेंट के बिना सिर्फ़ फ़ॉर्मेटिंग, तो वह भी Paste special में ही है।
Edit → Paste Special (या Home टैब का Paste ड्रॉपडाउन) खोलें और Values चुनें। Paste Special डायलॉग में « Values and number formats » और « All using source theme » भी मिलते हैं, जो तब काम आते हैं जब आप चाहते हैं कि नंबर अपना डिस्प्ले फ़ॉर्मेट रखें पर स्रोत की स्टाइलिंग न आए। सामान्य पेस्ट के बाद जो छोटा क्लिपबोर्ड आइकन दिखता है, उसमें « Match Destination Formatting » और « Keep Text Only » मिलते हैं। दोनों बिना दोबारा कॉपी किए स्टाइल का असर हटा देते हैं। Paste Special के कीबोर्ड शॉर्टकट Excel के संस्करणों और कीबोर्ड लेआउट के हिसाब से अलग हो सकते हैं, इसलिए किसी चीट शीट पर भरोसा करने के बजाय Edit मेन्यू में अपना शॉर्टकट खुद देख लें।
Numbers में Edit → Paste and Match Style है, जो स्रोत की स्टाइलिंग हटाकर डेस्टिनेशन की स्टाइल अपना लेता है। अगर आप फ़ॉर्मूला वाली सेल कॉपी कर रहे हैं, तो Paste Formula Results फ़ॉर्मूले की जगह गणना के बाद की वैल्यू पेस्ट करता है। दोनों Edit मेन्यू में हैं, इसलिए मौजूदा शॉर्टकट वहीं से पढ़ सकते हैं।
जब स्प्रेडशीट खुद कंटेंट बदल दे, तब सिर्फ़ वैल्यू पेस्ट करना काम नहीं आता। यह बदलाव पेस्ट के समय डेस्टिनेशन सेल के नंबर फ़ॉर्मेट के आधार पर होता है। पूरी तरकीब क्रम में है: पहले फ़ॉर्मेट, फिर पेस्ट। बाद में फ़ॉर्मेट बदलना बेकार है, क्योंकि रूपांतरण तब तक हो चुका होता है (00123 का पहला ज़ीरो जा चुका है, और सेल को Text करने से वह वापस नहीं आएगा)।
इससे 16 अंकों के ऑर्डर नंबर जैसी लंबी न्यूमेरिक ID भी सुरक्षित रहती हैं, क्योंकि टेक्स्ट पर वह लगभग 15 अंकों की सटीकता सीमा लागू नहीं होती जो Excel नंबरों पर लगाता है। जीन-नाम जैसे आइडेंटिफ़ायर और तारीख़ जैसी दिखने वाली हर चीज़ (जैसे 3/4 या 1-2) भी बच जाती है।
Text फ़ॉर्मेट वाली सेल का सीधे जोड़ या औसत नहीं निकाला जा सकता, और सॉर्टिंग में « 100 » « 9 » से पहले आता है। Text फ़ॉर्मेट सिर्फ़ आइडेंटिफ़ायर के लिए रखें (जिन्हें आप खोजते हैं, जिन पर गणना नहीं करते)। मात्राओं के लिए General या Number रखें, और डेटा की सफ़ाई स्रोत पर ही करें।
अगर कोई कॉलम बाईं ओर अलाइन है और SUM का नतीजा 0 आता है, तो वैल्यू टेक्स्ट हैं। Excel में सेल चुनकर वॉर्निंग आइकन का « Convert to Number » विकल्प इस्तेमाल करें, या Paste Special → Multiply से रेंज को 1 से गुणा कर दें। Google Sheets में हेल्पर कॉलम में =VALUE(A2) जैसा फ़ॉर्मूला लगाएँ, फिर उसकी वैल्यू को मूल कॉलम पर पेस्ट कर दें।
स्प्रेडशीट पेस्ट किए टेक्स्ट को टैब पर कॉलम में और लाइन ब्रेक पर पंक्तियों में बाँटती है। वेब पेज की टेबल या दूसरी स्प्रेडशीट से कॉपी किए टेक्स्ट में टैब होते हैं, इसलिए वह सही फैलता है। डॉक्यूमेंट, चैट या टर्मिनल से कॉपी किया टेक्स्ट अक्सर टैब की जगह स्पेस या कॉमा इस्तेमाल करता है, इसलिए सब कुछ एक ही सेल में आ जाता है।
दो आम कारण और उनके समाधान:
गड़बड़ स्रोतों के लिए सबसे साफ़ तरीका यह है कि रिच कंटेंट पेस्ट ही न किया जाए। क्लिपबोर्ड मैनेजर इसका हिसाब बदल देता है: बिगड़े पेस्ट के बाद दोबारा कॉपी करने की जगह आप हिस्ट्री का वही आइटम किसी दूसरे तरीके से पेस्ट कर लेते हैं।
Maccy macOS के लिए एक मुफ़्त, ओपन-सोर्स और लोकल-फ़र्स्ट क्लिपबोर्ड मैनेजर है, और यह इस वर्कफ़्लो में कुछ ठोस तरीकों से फ़िट बैठता है:
एक ईमानदार सीमा: क्लिपबोर्ड मैनेजर डेस्टिनेशन सेल का फ़ॉर्मेट ठीक नहीं करता। शुरुआती ज़ीरो और तारीख़ों का रूपांतरण अब भी स्प्रेडशीट ही तय करती है, इसलिए « पहले फ़ॉर्मेट, फिर पेस्ट » का नियम इस पर निर्भर नहीं करता कि आप पेस्ट कैसे करते हैं।
Paste Special इस्तेमाल करें और Values चुनें (या पेस्ट ऑप्शन आइकन से Keep Text Only)। इससे सिर्फ़ कंटेंट डलता है, और डेस्टिनेशन सेल के फ़ॉन्ट, फ़िल और नंबर फ़ॉर्मेट जस के तस रहते हैं।
Command+Shift+V दबाएँ। यह स्रोत की फ़ॉर्मेटिंग के बिना सिर्फ़ वैल्यू पेस्ट करता है।
General फ़ॉर्मेट वाली सेल 00123 को नंबर मानकर 123 के रूप में सेव करती है। ज़ीरो बचाने के लिए पेस्ट से पहले डेस्टिनेशन सेल को Text फ़ॉर्मेट में सेट करें।
स्प्रेडशीट तारीख़ जैसी दिखने वाली वैल्यू (जैसे 3/4 या 1-2) अपने-आप पहचानकर उन्हें तारीख़ में बदल देती है। पेस्ट से पहले डेस्टिनेशन रेंज को Plain text या Text फ़ॉर्मेट में सेट कर दें, तो यह बदलाव नहीं होगा।
हाँ। Maccy app बिना फ़ॉर्मेटिंग के पेस्ट कर सकता है, और आपकी क्लिपबोर्ड हिस्ट्री सँभालकर रखता है, ताकि गड़बड़ पेस्ट के बाद आप वही आइटम दोबारा प्लेन टेक्स्ट में पेस्ट कर सकें।
फ़ॉर्मेटिंग की समस्याएँ इससे सुलझती हैं कि आप क्या पेस्ट करते हैं, और डेटा रूपांतरण की समस्याएँ इससे कि डेस्टिनेशन कैसे सेट है। स्रोत रिच हो तो वैल्यू पेस्ट करें, और जो चीज़ मात्रा नहीं बल्कि आइडेंटिफ़ायर है, उसे पेस्ट करने से पहले सेल को Text पर सेट करें। दोनों कर लें, तो « मेरी स्प्रेडशीट ने डेटा क्यों बदल दिया » वाली परेशानी ज़्यादातर ख़त्म हो जाती है।
अगर आप दिन भर ऐप्स के बीच पेस्ट करते हैं, तो Maccy mac बिना अकाउंट के खोजने लायक हिस्ट्री रखने का और पेस्ट बिगड़ने पर प्लेन टेक्स्ट में दोबारा पेस्ट करने का एक मुफ़्त तरीका है। आप सबसे ज़्यादा गड़बड़ किस स्रोत से स्प्रेडशीट में पेस्ट करते हैं: वेब टेबल, PDF, या किसी दूसरे टूल के एक्सपोर्ट से?
